“Snel omschakelen naar crisismodus”

Vanwege de coronapandemie moesten veel laboratoria in 2020 snel hun testcapaciteit uitbreiden en extra apparatuur voor vloeistofbehandeling aanschaffen. Dit leidde tot spoedbestellingen bij maxon, die konden worden afgehandeld door veel werk te verzetten en intensief samen te werken.

INTEGRA Biosciences ontwikkelt en produceert elektronische pipetten en pipetteerrobots die zijn gebruikt voor tal van laboratoriumprocessen die verband houden met het coronavirus. Tijdens de pandemie werden de grenzen van de testcapaciteit van laboratoria bereikt. INTEGRA moest snel handelen om aan de grote vraag naar geautomatiseerde vloeistofbehandelingsinstrumenten te voldoen. In de elektronische pipetten worden aandrijfsystemen van maxon gebruikt. Dus ook maxon moest direct in actie komen om de klant sneller van extra elektromotoren te voorzien.

Stephan Hegetschweiler, sales engineer bij maxon Zwitserland, en Amir Mujkic, hoofd van de productielijn voor cilindrische EC-motoren in Zwitserland, vertellen hoe zij en hun teams de uitdaging aangingen.

Wat veroorzaakte de dreigende bottleneck bij INTEGRA?

Stephan Hegetschweiler: De orders van INTEGRA namen al in het begin van het jaar aanzienlijk toe. Maar een knelpunt was toen nog niet te voorzien. In april, tijdens de piek van de eerste coronagolf nam hun inkoopmanager contact met ons op. De vraag naar vloeistofbehandelingsapparaten was zo sterk gestegen dat een onmiddellijke productiestop dreigde bij de assemblage van INTEGRA-apparaten vanwege een tekort aan materialen. Om dit probleem het hoofd te bieden, hebben we direct actie ondernomen en zijn we omgeschakeld naar crisismanagement. Het ging tenslotte om het redden van levens.

Stephan Hegetschweiler, sales engineer bij maxon Zwitserland (links), en Amir Mujkic, hoofd van de productielijn voor cilindrische EC-motoren.

Welke actie hebben jullie toen ondernomen?

Amir Mujkic: We hebben in korte tijd al onze lopende bestellingen opnieuw ingepland en extra personeel vrijgemaakt voor de EC-max-productielijn. Om de doorlooptijd van de spoedorder zo kort mogelijk te houden, was het enorm belangrijk om onze algehele coördinatie en de informatiestroom in het productieproces goed in de gaten te houden. Ook de afdelingen na de productielijn, zoals de uiteindelijke QA-inspectie en verzending, werden vooraf op de hoogte gebracht van de belangrijke bestelling.

Wat zijn de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle afhandeling en levering van dergelijke spoedbestellingen?

Stephan Hegetschweiler: Het beste wat de leden van het team kunnen doen is dat ze voortdurend met elkaar blijven communiceren. Dat betekent dat ze onderling contact houden, knelpunten tot in detail analyseren, successen melden en gewoon iedereen erbij betrekken die ervoor kan zorgen dat de bestelling goed verloopt. Ook de korte communicatielijnen tussen maxon en INTEGRA bevorderden de afhandeling van de spoedbestellingen.

Pipetteerrobot ASSIST-PLUS

Amir Mujkic: Een spoedbestelling kan op elk moment binnenkomen. Onze productiemedewerkers weten dat ook. Ik weet dat ik volledig op de flexibiliteit van de medewerkers kan vertrouwen. In dergelijke situaties is er altijd grote bereidheid om buiten de gebruikelijke kantooruren te werken. Samenwerking speelt hierbij een belangrijke rol. Als de communicatie en de processen in het team kloppen en iedereen weet welke taken hij of zij heeft, kan zonder problemen tijdig aan de klant worden geleverd.

Hoe bottlenecks voor klanten in de toekomst worden voorkomen?

Stephan Hegetschweiler: Bij spoedbestellingen is het belangrijk dat ook het senior management erbij betrokken wordt, zodat de klant weet dat wij het probleem heel serieus nemen. Ook is het handig als de klant direct bij het begin meer bestellingen plaatst. Bij deze spoedbestelling hebben we INTEGRA voorgesteld om een veiligheidsbuffer voor de aandrijvingen op voorraad te houden die in geval van nood kan worden gebruikt. Door de nauwe samenwerking met de klant en de transparante communicatie die daarmee gepaard ging, hebben we de bestelling snel en naar tevredenheid van de klant kunnen afhandelen.