“Passar rapidamente para o modo de gestão de crises”

Devido à pandemia da COVID-19, em 2020, muitos laboratórios tiveram de aumentar rapidamente a sua capacidade de testagem e adquirir dispositivos adicionais para o manuseamento de líquidos. Para a maxon, isto traduziu-se em encomendas expressas. As mesmas foram geridas sob muito trabalho árduo e em estreita colaboração.

A INTEGRA Biosciences desenvolve e produz pipetas eletrónicas e robôs de pipetagem, que têm sido utilizados numa série de processos de laboratório relacionados com a COVID-19. Durante a pandemia, a capacidade de testagem dos laboratórios atingiu o seu limite. A INTEGRA teve de agir rapidamente, de forma a dar resposta à elevada procura por instrumentos automatizados de manuseamento de líquidos. Os sistemas de acionamento da maxon são utilizados nas pipetas eletrónicas. Por isso, também foi necessária uma rápida atuação por parte da maxon, de forma a fornecer aos clientes motores elétricos adicionais e com uma maior celeridade.

Stephan Hegetschweiler, Engenheiro de Vendas na maxon Switzerland, e Amir Mujkic, Chefe da Linha de Produção de Motores Cylindrical EC na Suíça, explicaram de que forma — juntamente com as suas equipas — superaram o desafio.

O que causou o iminente problema na INTEGRA?

Stephan Hegetschweiler: As encomendas da INTEGRA aumentaram substancialmente logo no início do ano. No entanto, o problema ainda não era previsível nessa fase. Posteriormente, em plena primeira vaga do coronavírus, em abril, o Gestor de Compras da empresa contactou-nos. A procura por dispositivos de manuseamento de líquidos tinha aumentado de tal forma que existia um risco iminente de uma paragem da produção na montagem de dispositivos da INTEGRA, devido à falta de materiais. Para evitar esse problema, tomámos medidas imediatas e passámos para o modo de gestão de crises. Afinal, o importante era salvar vidas.

Stephan Hegetschweiler, Engenheiro de Vendas na maxon Switzerland (à esquerda) e Amir Mujkic, Chefe da Linha de Produção de Motores Cylindrical EC.

E que tipo de medidas tomaram?

Amir Mujkic: Reagendámos todas as nossas encomendas em curso a curto prazo e disponibilizámos recursos humanos adicionais para a linha de produção EC-max. De forma a manter o prazo de entrega das encomendas expressas o mais curto possível, era muito importante acompanharmos de perto a nossa coordenação geral e o fluxo de informação no processo de produção. Os departamentos a jusante, tais como o de Inspeção de GQ Final e de Envio, foram informados antecipadamente sobre a encomenda importante.

Quais são os pré-requisitos mais importantes para a entrega e o processamento bem-sucedidos de encomendas como esta?

Stephan Hegetschweiler: A melhor coisa que os membros da equipa podem fazer é comunicar continuamente. Isso significa falar com as pessoas, analisar os problemas de forma detalhada, comunicar o respetivo sucesso e simplesmente envolver todos aqueles que podem dar seguimento à encomenda de forma bem-sucedida. O rápido fluxo de informação entre a maxon e a INTEGRA foi eficiente para a encomenda expressa.

Robô de pipetagem ASSIST-PLUS

Amir Mujkic: Existe a possibilidade de chegar uma encomenda expressa a qualquer momento e o nosso pessoal de produção também tem consciência disso. Portanto, sei que posso confiar a 100% na flexibilidade do pessoal. Neste tipo de situações, existe sempre uma grande disponibilidade para trabalhar para além do horário de trabalho habitual. A cooperação desempenha um papel muito importante, aqui. Se a comunicação e os processos dentro da equipa forem os corretos e todos souberem quais são as suas tarefas, o processo de entrega atempada aos clientes decorre sem problemas.

Como podem ser evitados futuros problemas para os clientes?

Stephan Hegetschweiler: No que diz respeito às encomendas urgentes, é importante que o gestor sénior também seja envolvido no processo, para que o cliente saiba que levamos o problema muito a sério. Algo que também é útil é o facto de o cliente submeter mais encomendas logo desde o início. No caso desta encomenda expressa em específico, sugerimos à INTEGRA produzirmos e armazenarmos um armazenamento temporário de segurança de acionamentos, ao qual a mesma pudesse aceder em caso de emergência. A estreita colaboração com o cliente e a consequente comunicação transparente ajudaram-nos a processar a encomenda de forma rápida, contribuindo, deste modo, para a satisfação do cliente.